El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.
El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.
SIMAT es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones.
Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta de las instituciones, la creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualización de su información cuando sea necesario.
Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula y por ende el servicio a la comunidad.
El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee.
Esta ayuda contiene las diferentes opciones de la aplicación que permiten el manejo anteriormente mencionado:
· Directorio de Instituciones
Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabo una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.
Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.
· Cortes y Carga de Datos
En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de los procesos. También permite la carga de datos mediante la importación de archivos.
· Registro de Estudiantes
Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En el se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.
· Proyecciones
En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección y realizar la proyección en si misma. El objetivo de la proyección de cupos es tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos
· Inscripciones
Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.
El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
· Promoción
El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Es importante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no se promocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desea realizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.
· Matrícula
El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar los estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.
· Administración del Sistema
Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.
· Reportes
El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema
En las últimas décadas, la regulación de tarifas de la educación privada ha evolucionado, a partir de los índices de calidad resultantes de la evaluación institucional y de variables macroeconómicos, como el crecimiento proyectado y real en los precios de la economía y en los salarios.
Con esta información, anualmente el Ministerio de Educación Nacional formula las orientaciones y reglamentaciones referentes a las tarifas y costos educativos. La Ley 115 de 1994 estableció en su artículo 202 los regímenes de clasificación de los establecimientos educativos privados: libertad regulada, libertad vigilada y régimen controlado. La permanencia o cambio de un régimen a otro, está supeditada a las autoevaluaciones anuales realizadas de acuerdo con la Guia 4 (Manual de Evaluación y Clasificación de Establecimientos Educativos Privados) y las evaluaciones externas organizadas por las secretarías de educación.
Para clarificar la clasificación en un régimen de tarifas de acuerdo a los resultados de calidad, emitió en 1995 el Decreto 2253 , que adicionalmente define conceptos, incorpora el manual, y establece que debe revisarse cada dos años, previos estudios y participación de los establecimientos educativos privados. El mencionado decreto establece también los parámetros para los cobros periódicos por alimentación, transporte y alojamiento.
Frente al cobro de bonos, y las listas de materiales educativos, en el año 2008 se expidió la Ley 1269 de 2008 . El Ministerio ha expedido orientaciones para la aplicación de esta norma y la vigilancia de su cumplimiento por parte de las secretarías de educación.
Anualmente, el Ministerio de Educación Nacional emite por resolución los parámetros y el procedimiento para la fijación de tarifas de matrícula y pensión. Las del 2014 se establecieron en la Resolución 11951 del 6 de septiembre de 2013.
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